VXPay

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

zwischen der Praxis als Verantwortlicher („Auftraggeber“) und [BITTE ERGÄNZEN: Firma / Name des Betreibers], [BITTE ERGÄNZEN: Anschrift] als Auftragsverarbeiter („Auftragnehmer“). Stand: 18.09.2026. Dieser Vertrag wird elektronisch geschlossen, indem der Auftraggeber bei der Einrichtung der Praxis die Nutzungsbedingungen und diesen Vertrag annimmt; Zeitpunkt und Stand werden protokolliert.

1. Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Bereitstellung von VXPay zur Erstellung, Zustellung und Bezahlung von Privatrechnungen des Auftraggebers. Die Dauer entspricht der Nutzung der Plattform; Regelungen zur Löschung gelten darüber hinaus.

2. Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

Speicherung, Erzeugung von Dokumenten (PDF, E-Rechnung), Übermittlung per E-Mail und – bei Beauftragung – per Post, Bereitstellung von Zahlungslinks, Entgegennahme von Zahlungsstatusmeldungen der Zahlungsdienstleister, Übertragung von Belegen an Buchhaltungsprogramme auf Weisung, Export, Archivierung für die Aufbewahrungspflicht des Auftraggebers.

3. Art der Daten und Kategorien betroffener Personen

4. Weisungen

Der Auftragnehmer verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers; Weisungen werden über die Funktionen der Plattform erteilt (z.B. Rechnung erstellen, versenden, stornieren, exportieren, Buchhaltungs-Anbindung aktivieren). Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Auftraggeber unverzüglich.

5. Vertraulichkeit

Zur Verarbeitung befugte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Zugriff auf Produktivdaten ist auf Administratoren beschränkt, die ihn zur Störungsbeseitigung benötigen; Rechnungsinhalte werden in der Plattformverwaltung nicht angezeigt.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber genehmigt die folgenden Unterauftragsverarbeiter; über Änderungen informiert der Auftragnehmer mindestens 30 Tage vorher im Praxisbereich, der Auftraggeber kann aus wichtigem Grund widersprechen.

Zahlungs- und Buchhaltungsdienstleister werden nur tätig, soweit der Auftraggeber sie selbst verbindet; sie handeln insoweit als eigenständige Verantwortliche bzw. Auftragsverarbeiter des Auftraggebers.

8. Unterstützung des Auftraggebers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Wahrung der Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit – Export als PDF/CSV/ZUGFeRD), bei der Meldung von Datenschutzverletzungen (Information unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis) und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen mit den erforderlichen Informationen.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Daten für 30 Tage zum Export bereit und löscht sie anschließend, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Auftragnehmers besteht (z.B. Gebührenabrechnungen, § 147 AO). Der Auftraggeber bleibt für die Aufbewahrung seiner Rechnungen selbst verantwortlich.

10. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragnehmer stellt die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlichen Informationen bereit (Beschreibung der Maßnahmen, Statusinformationen) und ermöglicht nach Ankündigung angemessene Überprüfungen.

11. Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (Rechtsgrundlage gegenüber den Rechnungsempfängern, Information nach Art. 13 DSGVO) sowie für die Richtigkeit der eingegebenen Daten verantwortlich und benennt einen Ansprechpartner für Datenschutzfragen.

12. Haftung und Schlussbestimmungen

Für die Haftung gelten Art. 82 DSGVO und die Nutzungsbedingungen. Es gilt deutsches Recht. Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Textform.